Change Management bei der Einführung eines neuen ERP Systems

Praktische Tipps um Veränderungen erfolgreich einzuführen

Wird angekündigt, dass sich etwas ändert, dann sind Emotionen der Mitarbeitenden wie Angst, Zweifel und Ablehnung normal und wichtig, um eine Veränderung zu ermöglichen. Die betroffenen Mitarbeitenden wollen vor allem wissen, was auf sie zukommt und was sie ändern sollen.

Eine kurze Information dazu reicht meist nicht aus. Denn, gesagt heisst noch lange nicht gehört und gehört, heisst noch lange nicht verstanden. Vorgesetzte haben tagtäglich mit dem neuen Projekt zu tun – die betroffenen Mitarbeitenden nicht. Viele Menschen kostet es grosse Überwindung eine neue IT Technologien zu akzeptieren, auch wenn diese besser funktionieren. Ein genügender Einbezug der Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess hat sich als Schlüsselfaktor für eine erfolgreiche Umsetzung eines ERP Projektes erwiesen. Die End-User*innen sind schliesslich die, die über den Erfolg und den Misserfolg des neuen ERP Systems entscheiden.

Deshalb werden hier einige praktische Massnahmen genannt, die sich bei der Einführung eines neuen ERP Systems als nützlich erwiesen haben.

1. Rechtzeitige Information und Vision

Die Führungskraft sollte die Nachricht der Veränderung allen Mitarbeitenden so früh wie möglich ankündigen. Eine Information zwei Wochen vor dem Projektstart ist ungünstig und planerisch aufwändig. Deshalb sollte bereits mehrere Wochen vorher eine Kommunikation stattfinden. Dabei betonen, dass die Veränderung unumgänglich ist und weshalb diese Veränderung so wichtig für das Unternehmen ist. Menschen akzeptieren Ziele/Veränderungen vor allem dann, wenn sie diese als sinnvoll und als notwendig erachten.

Die Führungskraft muss dazu eine attraktive Vision mit der neuen Änderung aufzeigen. (Bsp. «Das neue System bringt viele Vorteile und Optimierungen mit sich. Die Laufwege werden kürzer, Fehler werden reduziert…etc.»)

2. Workshop

Vor dem Projektstart kann den betroffenen Mitarbeitenden in einem kurzen Workshop (Kick-Off) erklärt werden, was für eine Veränderung auf sie zukommt (ca. 1 Stunde). Darin können auch Ängste und Befürchtungen, aber auch Erwartungen angesprochen werden.

Folgendes ist wichtig zu beachten:

  • Mitarbeitende ernst nehmen
  • Häufige Sorgen sind: Was wird sich an meiner Stelle ändern? Wird es mich noch brauchen? Was, wenn ich mit dem neuen System nicht klarkomme? Von den Führungskräften muss das klare Signal ausgehen: Wir haben euch gehört, wir nehmen eure Sorgen ernst und vor allem: Wir geben Antworten!

  • Klar kommunizieren, was sich ändern wird
  • Mitarbeitende erwarten von den Führungskräften klare Ansagen und Konzepte für den «neuen» Job. Was wird sich für sie ändern? Hier nichts schönreden. Transparent aufzeigen, welche Arbeiten wegfallen und welche neu dazu kommen werden. Hier kann auch ein Video der Funktionsweise des neuen Systems gezeigt werden.

  • Wichtigkeit der Mitarbeiter betonen
  • Wenn man die End-User*innen des neuen Systems davon überzeugen kann, dass ihr Beitrag für die Veränderung wichtig ist, so wirkt sich das förderlich auf die Motivation aus.

3. Regelmässiger Austausch
Über das neue Projekt sollte in regelmässigen Versammlungen immer wieder berichtet werden. Auch beim gemeinsamen Kaffee trinken. Dabei aber achten, dass alle betroffenen Mitarbeitenden anwesend sind.

4. Agiles Projektmanagement
Klare Teilziele auf dem Weg der Neuerung und Änderung aufstellen. Das Erreichen der Teilziele erhöht dann die Motivation die nächsten Ziele zu erreichen (Stichwort: Agiles Projektmanagement). Mitarbeitende sollten regelmässig über das Erreichen von Meilensteinen informiert werden. (Bsp. «Das Lager wurde beschriftet. Das Material zum Picken ist da. Die Schulung war erfolgreich»). Dieses Gefühl von Einbezogensein fördert zugleich die Motivation.

5. Vorbild sein
Die Führungskraft sollte von der Neuerung/Änderung immer überzeugt sein. Unsicherheiten und Unzufriedenheit der Führungskraft übertragen sich schnell auf die Mitarbeitenden und können den Veränderungsprozess stören und sogar Widerstand erzeugen.

6. Schulung
Eine Schulung für das neue System ist unumgänglich. Hier muss genügend Zeit für die Schulung und eine praktische Übungsmöglichkeit eingeplant werden. Die Schulung dabei frühzeitig ankündigen und alle betroffenen Mitarbeitenden einbeziehen.

7. Anlaufstelle aufzeigen
Mitarbeitende sollten stets wissen: Wohin kann ich als Mitarbeitender bei Problemen/Schwierigkeiten mit dem neuen System hingehen? Wo hole ich mir Hilfe? Das erhöht die Handhabbarkeit des neuen Systems und wirkt sich positiv auf die Motivation aus.

8. Dokumentation und Selbsthilfeunterlagen frei zugänglich machen
Stichwort: Hilfe zur Selbsthilfe. Bevor die Mitarbeitenden sofort zum Telefonhörer greifen oder eine Mail schreiben, weil etwas nicht funktioniert, stellen Sie sicher, dass die Möglichkeit besteht, sich selber in der Dokumentation oder in Selbsthilfeunterlagen des neuen ERP Systems zu informieren.

Nehmen Sie Kontakt auf. Wir zeigen Ihnen in einem unverbindlichen Erstgespräch, wie Sie Ihr neues ERP Projekt angehen können.

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