Umstellung auf QR Rechnung im Online-Shop

Die Umstellung auf QR Rechnung und die Hürden

Seit dem 30. Juni 2020 ist es möglich, mit QR Rechnungen den bestehenden ESR (Einzahlungsschein mit Referenznummer) zu ersetzten. Wann ist der richtige Zeitpunkt für diese Umstellung und welche Hürden bringt die Umstellung auf QR-Rechnung mit sich? Solche Fragen beschäftigen zurzeit viele Betreiber von Online-Shops.

Jeton Reci,
CEO – Reci IT Solutions GmbH,
spricht über Vorteile, Erfahrungen und Hürden bei der Umstellung auf die QR Rechnung in Schweizer Online Shops

Dezember 2020, Cham – Schweiz

Die Zahlungsart Rechnung ist und bleibt weiterhin die beliebteste Zahlungsart der Schweizer. Wie bereits letztes Jahr berichtet (Link zum Beitrag), entscheiden sich vier von fünf Kunden beim Bestellabschluss für diese Zahlungsart (SRF, 2015). Unsere Erfahrungswerte in diversen Shops liegen sogar noch höher.

Der Finanzplatz Schweiz hat mit der Harmonisierung ISO20022 einige Prozesse und Finanzabläufe optimiert oder zumindest die Grundsteine dafür gelegt. Dank tatkräftiger Unterstützung durch die Schweizer Wirtschaft und Gesellschaft gilt die QR Rechnung als wichtige Brücke zwischen der digitalen und papierbasierten Welt. Diese soll die beliebteste Zahlungsart der Schweizer weiter verbessern und vereinfachen. Etwas sehr gutes wird noch besser.

Aus technischer Sicht sind wir also bereit und möchten die Vorteile geniessen.

 

Ist aber auch ein durchschnittlicher Online-Shop Benutzer bereit für die Umstellung auf QR Rechnung?

Abhängig von Branche, Marketing, Brand, Image, Design und ca. 127 anderen Faktoren hat jeder Shop einen anderen durchschnittlichen Kunden.

Natürlich nicht. Meiner Meinung nach, lenken meist die Grossen Unternehmen (Telekommunikationskonzerne, Versicherungen, grosse Player im B2C Berreich) den Trend und definieren wie der durchschnittliche Kunde im Online Shop sein soll. Verhältnismässig gibt es hier wenige Ausreisser. Wohlgemerkt wir fokussieren uns hier auf die Schweiz und die Schweizer Kunden. Wie viel und wie schnell sich diese Unternehmen im Ausland / International inspirieren lassen, ist immer unterschiedlich – aber am Ende wird jede noch so kleine Veränderung optimiert, „Schweizerisiert“ und formt so unsere durchschnittliche Online-Shopper. Leider haben wir in der Schweiz noch nicht so viele internationale Auszeichnungen für E-Commerce Innovationen erhalten – deshalb bedienen wir uns gerne im Ausland mit Ideen.

Bei der QR Rechnung handelt es sich um eine Änderung die vorerst nur die Schweiz betrifft. So wie es aussieht, ist dabei entweder die Unsicherheit zu gross, die „grossen Player“ Shops sehen noch nicht alle Vorteile oder aber sie sind einfach noch nicht bereit.

 

Warum haben die „grossen Player“ im B2C noch nicht umgestellt?

Die Umstellung auf die QR Rechnung gestaltet sich in der Schweizer Online-Shoping Welt als sehr träge. Aktuell gibt es noch sehr wenige Unternehmen die bereits ausschliesslich QR Rechnungen versenden. Klar, die Parrallel-Zeit QR und ESR dauert ja noch etwas, aber die Vorteile Liegen doch auf der Hand.

never change a running system

Der Ruhm vor der Umstellung war gross, es wurde viel darüber geschrieben und berichtet. Nach der Einführung gab es aber nicht wirklich viele B2C Unternehmen die Umgestellt haben. Fehlt hier das Vertrauen an den Kunden oder ist eben der Respekt so gross und man möchte niemanden überfordern?

Wir wurden bereits im 2018 angefragt ob QR Rechnungen mit dem ESR Plugin generiert werden können. Dementsprechend haben wir die Entwicklung vorangetrieben und priorisiert. Vor Einführung haben wir alle ISO20022 Anforderungen erfüllt. Nun stehen wir hier fast sechs Monate nach Einführung mit dem QR Rechnungen Plugin bereit, können aber kaum auf Erfahrungswerte zurückblicken – sogar Neukunden möchten auf ESR bleiben.

Grund dafür: Shopbetreiber von kleineren und mittelgrossen Shops möchten zwar innovativ, umweltfreundlich, modern sein, wollen auch von den Vorteilen profitieren, sind aber unsicher weil so wenige Grosse das vormachen. Auch uns geht es leider nicht anders. Bei Beratungsgesprächen fehlen uns dann die Erfahrungswerte um mit gutem Gewissen die Umstellung empfehlen zu können.

Die Vorteile

Für Rechnungssteller

  • Elektronische Übermittlung aller Zahlungsinformationen
  • Vereinfachte Rechnungsverarbeitung (minimaler manueller Aufwand)
  • Druck auf weisses Papier
  • Schnellere Verarbeitung dank dem neuen elektronischen Kontoreporting

Für Rechnungsempfänger

  • Vereinfachte Rechnungsverarbeitung
  • Zeitsparend und weniger Fehleranfällig
  • Schnelle und einfache Bezahlung durch Scanning
  • Digital und / oder am Postschalter zahlbar

Alles braucht seine Zeit – auch Erfahrungen

Mutig haben sich 2 kleinere Shops gezeigt, diese haben umgestellt. Technisch wurden unsere QR Rechnungen von den Banken abgenommen, produktiv werden nun täglich 10 – 30 Bestellungen verarbeitet. Unser Plugin tut das was es soll, allerdings ist das für uns nicht ausreichend aussagekräftig, um mit den Erfahrungen dieser Shops, grössere Shops mit bis zu 1000 Bestellungen / Tag zur Umstellung zu überzeugen. Und dies nicht wegen technischen Gründen, sondern weil wir zu wenig darüber wissen wie die Shop-Kunden auf die Umstellung reagieren werden.

Aktuell stossen wir auf grosses Interesse an Umstellungen, allerdings, da wir noch keine grossen Erfahrungswerte haben, wird die Umstellung auf später verschoben – sprich man möchte die Erfahrungen der anderen abwarten und dann umstellen.

Die Umstellung aus technischer Sicht

An und für sich ist die Umstellung mit wenigen Klicks zu erledigen. Natürlich gibt es je nach Komplexität des Setups die eine oder andere weitere Anpassung die gemacht werden muss, aber das ist nicht erwähnenswert. Automatisierungen für Dokumenten-Generierungen, der automatischer Rechnungsversand und Mahnlauf können 1:1 übernommen werden, es wird einfach ein anderes Dokument gesendet oder gedruckt.

Beim Import der XML Files gibt es keine Änderungen. Die Dateien beherrschen bereits seit 2018 den ISO20022 Standard und können wie gewohnt hochgeladen werden.

Die Umstellung bei der Bank / PostFinance ist kinderleicht. Bestehende ESR Konten können übernommen werden und alles bleibt gleich, es ändert sich nichts. Fast alle Finanzinstitute akzeptieren QR Zahlungen auf bestehende ESR Konten ohne weiteres.

Den Parallelbetrieb zwischen QR und ESR beherrscht auch das ESR Plugin, beim Import wie aber auch bei der Generierung der Zahlscheine.

Wann ist nun der richtige Zeitpunkt für den Umstieg auf QR Rechnung?

Wir möchten Shop Betreiber dazu bewegen sich zu wagen und diesen Schritt anzugehen. Wir schreiben das Jahr 2021 und dürfen uns vor Veränderungen und der Digitalisierung nicht fürchten. Je früher Shop Betreiber und sein Kunde von den Vorteilen profitieren können, desto mehr positive Signale werden gesetzt. So steigt die Akzeptanz generell und schnell.

Vor, während und nach der Umstellung stehen wir unseren Kunden zur Seite. Mit der richtigen Vorbereitung, Planung und vor Allem gemeinsam, ist der Umstieg auf QR Rechnung keine nennenswerte Herausforderung mehr. Dies gilt für technische wie aber auch für „User Experience“ Aspekte.

3 Tipps für die Umstellung auf QR Rechnung

  • Anleitungs- / Informationsseite wie bezahlt werden kann
  • Evtl. in einem Newsletter Kunden Vorinformieren
  • Die Zeit für die Kunden nehmen – nicht nachgeben und ESR zusenden

Fazit

Natürlich braucht es etwas Mut für den Umstieg – Aber dieses Signal wird beim Kunden früher oder später auch zu sehen sein, spätestens dann, wenn sowieso alle nur noch mit QR Rechnungen bezahlen können. Hier kann man den „Pionier“ unter den kleinen spielen – sich von der Konkurrenz abheben und die Vorteile als erster geniessen.